Hast Du schon einmal erlebt, wie Du vollkommen in einer Tätigkeit aufgehst? Du bist ganz bei Dir, konzentriert und entspannt zugleich. Alles fühlt sich leicht, klar und richtig an. Und selbst anspruchsvolle Aufgaben gelingen Dir scheinbar mühelos. Genau dieser Zustand ist Flow – ein kraftvoller Bewusstseinszustand, in dem Produktivität und Leichtigkeit zusammenfließen.
Flow im Business ist dabei mehr als ein schöner Nebeneffekt. Er kann Dein Arbeiten grundlegend verändern. Denn wenn Struktur, Fokus und Energie zusammenkommen, entsteht ein Raum, in dem Du mit Klarheit und Freude vorankommst.
Wenn Du noch tiefer eintauchen möchtest, was genau Flow bedeutet und warum er so wertvoll für Dein Business ist, dann schau gerne in den Blogbeitrag „Flow im Business: Was hinter diesem kraftvollen Zustand wirklich steckt“ rein, dort erfährst Du mehr dazu.
In diesem Beitrag schauen wir uns an, wie Du gezielt die optimalen Bedingungen für Flow schaffen kannst. Ich zeige Dir fünf konkrete Schritte, wie Du Deine Businessorganisation und Deine Planung so gestaltest, dass Flow ein fester Bestandteil in Deinem Arbeitsalltag werden kann.
Flow kann man nicht erzwingen – jedoch fördern
Flow fühlt sich großartig an – keine Frage. Aber vielleicht kennst Du es auch, dass dieser Zustand viel zu selten auftaucht. Besonders, wenn Du ihn gerade dringend gebrauchen könntest. Warum ist das so?
Flow lässt sich nicht erzwingen. Denn er entsteht nur, wenn bestimmte Rahmenbedingungen gegeben sind. Die gute Nachricht jedoch ist: Du kannst diese Bedingungen ganz aktiv gestalten.
Eine gute Businessorganisation und Selbstmanagement sind dabei essenziell. Ohne ein solides Fundament verlierst Du Dich leicht in Ablenkungen und Unsicherheiten. Es entsteht Druck statt Leichtigkeit.
Wenn Du jedoch weißt, was genau zu tun ist, auf welches Ziel Du hinarbeitest und welche Schritte Dich dorthin führen, schaffst Du eine Basis, auf der Flow fast wie von selbst entstehen kann.
Ich zeige Dir Schritt für Schritt, wie Du diese optimalen Voraussetzungen für Flow in Deinem Arbeitsalltag schaffen kannst. Du wirst merken, wie viel leichter Dir Deine Aufgaben fallen, wenn Deine Struktur Dich trägt und unterstützt.
Schritt-für-Schritt-Anleitung für optimales Selbstmanagement
Klare Zielsetzung – Dein Wegweiser
Sicherlich kennst Du das Gefühl, trotz kontinuierlicher und harter Arbeit kommst Du nicht wirklich voran? Oder diese Tage, an denen Du zwar viel gemacht hast, aber am Ende des Tages unzufrieden bist, weil Dir echte Ergebnisse fehlen?
Der häufigste Grund dafür ist eine unklare Zielsetzung. Denn nur wenn Du genau weißt, wo Du hin möchtest, kannst Du Deine Energie und Aufmerksamkeit gezielt einsetzen. Klare Ziele sind wie Dein Kompass – sie geben Dir Orientierung, Fokus und Sicherheit.
Beachte dabei jedoch: Ein Ziel aufzustellen, bedeutet nicht einfach nur, einen Wunsch aufzuschreiben.
Es bedeutet, Dir wirklich bewusst zu machen, warum möchtest Du dieses Ziel erreichen? Und dieses Ziel auch emotional zu spüren.
Warum ist es wichtig, dass Du Dein Ziel emotional spürst?
Dein Ziel bekommt erst Kraft, wenn Du nicht nur verstandesmäßig weißt, was Du willst, sondern es auch wirklich emotional fühlst.
Vielleicht möchtest Du zum Beispiel neue Kunden gewinnen, um Dein Business auszubauen. Doch was steckt emotional dahinter? Mehr Freiheit? Mehr Unabhängigkeit? Stolz auf Deine Leistung? Diese Gefühle geben Dir echte Motivation und Energie.
Mein Tipp: Die NICE-Methode von Ali Abdaal
Ali Abdaal empfiehlt statt der oft zitierten SMART-Ziele eine Methode, die Dein Ziel emotional auflädt und Dich dadurch motiviert hält.
NICE steht für:
– N – Near-termin (kurzfristig erreichbar): Das Ziel liegt nah genug, um motiviert zu sein.
– I – Input-based (auf Deinem Handeln basierend): Du hast Einfluss darauf und Kontrolle über die Schritte.
– C – Controllable (kontrollierbar): Der Prozess liegt in Deinen Händen, nicht im Außen.
– E – Energisin (energetisierend): Das Ziel gibt Dir positive Energie und ist emotional aufgeladen.
Warum funktioniert NICE so gut?
Weil Du Dein Ziel klar vor Augen hast und gleichzeitig weißt, dass jeder Schritt dorthin in Deiner Macht steht. Du fühlst Dich nicht machtlos, sondern gestärkt und motiviert.
Dein klarer Fahrplan – eine strukturierte Planung
Vielleicht denkst Du Dir gerade „Ich weiß schon, dass ich mehr planen müsste – aber das engt mich so ein“. Das kann ich gut verstehen. Der Gedanke an mehr Listen und Planungsschritte kann auf den ersten Blick eher belastend als hilfreich wirken.
Jedoch hier kommt die gute Nachricht: Strukturierte Planung bedeutet nicht, dass Du Deinen Tag bis auf jede Minuten durchoptimieren musst.
Es bedeutet, dass Du für Dich selbst einen klaren Rahmen definierst. Damit Du nicht kontinuierlich entscheiden musst, was als Nächstes kommt. Dieser Rahmen entlastet Dich und schafft die Klarheit, die Du brauchst, um in den Flow zu kommen.
Warum Planung Flow möglich macht
Flow kann entstehen, wenn Du ganz in eine Aufgabe eintauchst. Ganz ohne Ablenkung, ohne Gedankenkarussell und grübeln. Aber wie soll das gehen, wenn Du nie weißt, was wirklich gerade wichtig ist und Priorität hat?
Eine einfache, aber klare Planung hilft Dir dabei:
– Deine Woche sinnvoll zu strukturieren
– Aufgaben zu bündeln, statt ständig hin- und herzuspringen
– Fokuszeiten einzuplanen – Deep Work ohne Unterbrechungen
– Entscheidungen im Voraus zu treffen und damit Energie zu sparen.
So wird Dein Arbeitstag ruhiger, klarer und Du öffnest Raum für echte und tiefe Konzentration.
Plane realistisch – angepasst an Deinen persönlichen Alltag
Bevor Du an Deine Wochenplanung gehst, nimm Dir einen Moment Zeit und frage Dich: Welche Ressourcen stehen mir diese Woche tatsächlich zur Verfügung? Wie viel Zeit hast Du realistisch gesehen – zwischen Kundenterminen, Familienleben und Me-Time?
Denn genau darum geht es in guter Planung: Nicht möglichst viel unterzubringen, sondern einen Rahmen zu schaffen, der zu Deinem Leben passt. Eine Planung, die Dich unterstützt und entlastet und nicht zusätzlich stresst.
Richte Deinen Wochenplan bewusst nach Deinen ganz persönlichen Gegebenheiten aus. Denn Flow entsteht nur dann, wenn Planung und Dein Alltag wirklich zusammenpassen.
Ein guter Plan berücksichtigt:
- Deine Energiephasen angepasst an Deinen Biorhythmus
Nutze Deine Hochphasen für kreative und anspruchsvolle Aufgaben – ob am frühen Morgen oder am späten Abend – je nachdem, wie Du „tickst“. - Realistische Zeitblöcke mit Puffer
Plane nicht zu knapp. Lass Dir Raum dazwischen und denke auch an unvorhergesehene Dinge. - Fokus-Zeiten angepasst an Deine Gegebenheiten
Finde Deine besten Zeiten für fokussiertes und konzentriertes Arbeiten – ganz ohne Ablenkung. - Feste Zeitfenster für Routineaufgaben
Plane feste Slots für wiederkehrende Aufgaben wie E-Mail-Bearbeitung, Buchhaltung oder Marketing ein. Das bringt Struktur in Deine Woche und Deinen Tag und beruhigt Deinen Kopf.
Papier oder digital? Beides ist möglich … – doch ich persönlich habe einen Favoriten 😉
Ob Du lieber mit einem Papierplaner arbeitest oder digital planst, ist ganz Dir überlassen.
Wichtig und essenziell ist, dass Du dran bleibst und ein System hast, dass zu Dir passt.
Ich persönlich favorisiere mittlerweile ganz klar ein digitales Planungstool. Es bietet Dir wesentlich mehr Flexibilität in der Handhabung. Du hast von überall Zugriff, kannst Aufgaben verschieben, automatisch wiederholen lassen und vieles mehr. Und wenn Du an bestimmten Aufgaben mit anderen Personen zusammen arbeitest, könnt ihr euch Aufgaben teilen, sodass jeder den gleichen aktuellen Stand hat.
Persönlich nutze ich für mein gesamtes Business das Projektmanagementtool Asana.
Mehr dazu im nächsten Absatz beim Aufgabenmanagement.
Aufgabenmanagement – Behalte den Überblick mit Leichtigkeit
Du kennst das bestimmt – die ToDo-Liste wird immer länger statt kürzer, Zettel stapeln sich und in Deinem Kopf herrscht Chaos. Da ist es kein Wunder, dass sich Fokus und Konzentration nicht einstellen können. Denn wie sollst Du im Flow arbeiten, wenn Deine Gedanken ständig zwischen offenen Aufgaben hin- und herspringen?
Und hier setzt ein strukturiertes Aufgabenmanagement an. Es ist wie Dein zweites Gehirn. Nur sortierter ;-).
Ein gutes System entlastet Dich mental und gibt Dir Überblick und Klarheit. Du weißt zu jeder Zeit, was jetzt gerade ansteht und Priorität hat. Und was auch mal warten darf.
So funktioniert Aufgabenmanagement, das Dich unterstützt – nicht stresst
- Schreibe alles auf, was Dir im Kopf herumschwirrt
Je mehr Gedanken Du aus dem Kopf auf Papier oder in Deinem Tool notierst, desto mehr Ruhe gewinnst Du. - Ordne Deine Aufgaben nach Bereichen oder Projekten
Zum Beispiel in Bereiche Kunden, Marketing, Finanzen und Projekten wie den einzelnen Kunden zugeordnet, Contentplan und Contentideen. - Setze klare Prioritäten
Was ist heute wirklich wichtig? Was kann nächste Woche erledigt werden? - Setze Dir klare Deadlines
Jedoch mit genug Spielraum, sodass sie Dich motivieren und nicht unter Druck setzen
Wichtig dabei ist, überfordere Dich nicht mit mehreren verschiedenen Tools. Wähle gut aus, was sich für Dich stimmig anfühlt und bleibe bei einem System, das zu Dir passt und das Du auch wirklich täglich nutzt.
Ich nutze seit Jahren für mein gesamtes Business (und auch meine privaten ToDo`s) das Projektmanagementtool Asana und bin davon sehr begeistert. Aus meiner Sicht ist es klar, übersichtlich, intuitiv und unterstützt mich meine Aufgaben und Projekte klar zu strukturieren und im „Auge zu behalten“. Und ohne, dass ich mich in Funktionen verliere.
Wenn Du für Dich auch Asana entdecken willst, dann schau Dir unbedingt das Programm „Projekt: Fokus!“* von Janneke Duijnmaijer an. Es ist perfekt für Solopreneuere, die sich eine einfache und effektive Struktur wünschen.
Ablenkungen reduzieren – Raum schaffen für Flow
Wenn Du fokussiert arbeiten möchtest und ständig piept Dein Handy, es ploppt eine neue E-Mail auf und Deine Gedanken schweifen ab zu all den Dingen, die Du noch erledigen musst, da hast Du kaum eine Chance in den Flow zu kommen.
Denn Flow braucht vor allem ungeteilte Aufmerksamkeit.
Ablenkungen jeder Art sind der größte Flow-Killer. Doch Du kannst Dich ganz bewusst dazu entscheiden, diese zu reduzieren. Ohne, dass Du Dich komplett von der „Außenwelt“ zurückziehen musst.
So schaffst Du Dir konzentrierte Räume
- Schaffe klare Fokuszeiten
Blockiere Dir feste Zeitfenster in Deinem Kalender, in denen Du ungestört arbeitest.
Auch wenn es „nur“ für 60 Minuten ist. Diese Zeit gehört Dir. - Stelle Dein Handy auf Flugmodus oder den „Nicht-stören-Modus“
Um Phasen der Konzentration zu fördern, nutze die Möglichkeit die Anrufe auf Deinem Handy gezielt zu lenken. Wenn Du erreichbar sein musst, zum Beispiel für die Schule Deiner Kinder, kannst Du den „nicht-stören-Modus“ nutzen und nur wichtige Anrufe „durchlassen“. So bleibst Du fokussiert ohne für etwaige Notfälle nicht erreichbar zu sein. - Räume Deinen digitalen Schreibtisch auf
Auch unser digitaler Schreibtisch kann ein Raum der Ablenkung sein. Schließe alle Tabs, die für die anstehende Aufgabe nicht erforderlich sind. Öffne nur das, was wirklich aktuell relevant ist. - Signalisiere Deinem Umfeld Deine Fokuszeiten
Auch wenn Du im Homeoffice arbeitest, kommuniziere, wann Du nicht gestört werden möchtest. - Schaffe Dir kleine Rituale zum Einstieg in den Fokus
Vielleicht ist es eine Tasse Tee, eine kurze Atemübung oder eine feste Playlist. Dein Gehirn lernt sehr schnell, worauf es sich einstellen darf, wenn Du es ein paar mal vorab umgesetzt hat.
Regeneration und Pausen – Flow braucht frische Energie
Vielleicht kennst Du dieses Gefühl: Du arbeitest stundenlang ohne Pause, weil Du denkst, Du musst „nur noch schnell das eine erledigen“ und am Ende bist Du völlig erschöpft, unkonzentriert und alles fällt Dir schwer.
Flow? Fehlanzeige.
Was viele unterschätzen – Flow entsteht nicht nur durch Fokus – sondern auch durch Erholung.
Dein Gehirn braucht regelmäßig Pausen, um kreativ und leistungsfähig zu bleiben.
Ohne Erholung ist es nicht möglich fokussiert, konzentriert und im Flow zu arbeiten.
So integrierst Du Regeneration in Deinen Arbeitsalltag
- Plane bewusste Pausen ein
Nicht „wenn`s mal zwischendurch passt“, sondern als festen Bestandteil Deines Tagesplans. Genaus so wie Deine Termine und Aufgaben. - Nutze Mini-Pausen ganz bewusst
Fünf Minuten frische Luft, ein paar Atemzüge am offenen Fenster, ein bisschen Bewegung – das reicht oft schon, um neue Energie zu tanken. - Vermeide „vermeintliche Pausen“ an einem Bildschirm
Social Media, News oder YouTube fühlen sich im ersten Moment wie Erholung an. Doch sie geben Deinem Gehirn keine Pause und keine echte Ruhe. - Achte auf Deine Energie
Wenn Du merkst, dass Deine Konzentration schwindet, gönn Dir ganz bewusst eine Unterbrechung. Das ist keine Schwäche, sondern bewusste Selbstführung.
Regeneration ist kein Luxus. Sie ist Voraussetzung dafür, dass Du in den Flow kommen und dort bleiben kannst.
Nur wer auftankt, kann wieder mit Klarheit und Leichtigkeit losgehen.
Fazit
Flow ist kein Zufall. Flow ist eine Entscheidung.
Flow fühlt sich leicht, kraftvoll und richtig an. Und genau so darf sich Dein Businessalltag anfühlen. Doch Flow passiert nicht einfach. Er entsteht dann, wenn Du Dir die richtigen Voraussetzungen schaffst.
Und das heißt:
- Klarheit über Deine Ziele
- Eine realistische und zu Deinem Alltag passende Planung
- Ein verlässliches Aufgabenmanagement
- Bewusster Schutz vor Ablenkungen
- Regelmäßige Erholung
Wenn Du Dir diese Basis für Dich erschaffst, wird vieles leichter. Du wirst Dich sicherer fühlen, klarer entscheiden und genau spüren: Ich bin auf dem richtigen Weg. Mit Struktur entsteht Raum. Für Fokus.
Für Flow. Und für das was Dir wichtig ist und wirklich zählt.
Und wenn Du Dir für diesen Weg einen Blick von außen wünschst, eine Begleitung die genau hinsieht und Dich unterstützt, dann buche Dir gerne einen Termin zu meinem kostenfreien Struktur-Impuls-Call.
Gemeinsam schauen wir, was Dir gerade noch fehlt, um Dir genau die Struktur und Klarheit zu schaffen, die Flow in Deinem Business möglich macht.
Klar. Individuell. Mit System und Raum für das, was wirklich zählt.
Ich freue mich auf Dich.
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