Vielleicht kennst Du diese Situation: Du schreibst täglich fleißig Deine Aufgaben auf, Deine To-do-Liste wächst und trotzdem hast Du am Ende des Tages das Gefühl festzustecken?
Egal wie viel Du abhackst, das „Mehr“ auf Deiner Liste hört nie auf, oder?
Es ist, als würdest Du nie wirklich ans Ziel kommen?
Das liegt nicht an Dir! Und schon gar nicht an mangelnder Disziplin.
Der wahre Grund ist: Wenn Du Dich nur auf die operative Ebene konzentrierst, fehlt Dir das Fundament.
Eine To-do-Liste allein reicht nicht aus.
Was Du brauchst, ist ein System, dass Deine täglichen Aufgaben mit Deinem großen Ganzen verbindet.
Mit Deiner Vision, Deinen Zielen, Deinen Prioritäten und Deiner aktuellen Lebenssituation.
Erst dann entsteht die Klarheit, die Dir hilft, Step by Step voranzukommen. Ganz ohne Druck, mit einem guten Gefühl und klarer Struktur.
Ich zeige Dir, wie Du für Dich Klarheit schaffst und wie Dich mein kostenfreier Struktur-Impuls-Call dabei unterstützen kann.
In aller Kürze:
Wie Du Deine To-do-Liste wirklich für Dich nutzt
- Eine To-do-Liste hilft Dir nur dann wirklich, wenn sie auf einem klaren Fundament steht: Deine Vision, Deine Ziele und Deine Prioritäten zeigen Dir die Richtung.
- Unterscheide auf Deiner Liste klar zwischen Aufgaben, Projekten und Routinen. So behältst Du den Überblick und setzt die richtigen Schwerpunkte.
- Fange nicht an, operativ abzuarbeiten. Frage Dich zuerst: Welche Aufgabe bringt mich meinem Ziel wirklich näher?
- Nutze Tools und Systeme, die Dir einen guten Überblick verschaffen, um Projekte in kleine Schritte zu unterteilen und Routine-Aufgaben sichtbar zu machen.
- Erlaube Dir regelmäßig innezuhalten und Dein Fundament, sowie Deine Liste zu reflektieren. Für mehr Klarheit, Struktur und Leichtigkeit in Deinem Alltag.
- Setze Prioritäten, die zu Deiner aktuellen Lebensrealität passen. So wird Deine To-do-Liste zu Deinem wirkungsvollen Begleiter, statt zum Stressfaktor.
Was ist eine To-do-Liste (eigentlich)?
Eine To-do-Liste scheint auf den ersten Blick ein einfaches Werkzeug zu sein. Du notierst Dir alle Aufgaben und hakst sie nacheinander ab. Und genau hier liegt der Fehler. Eine To-do-Liste ist häufig nur eine Sammlung von vielen verschiedenen Aufgaben, die Dir gerade im Kopf schwirren. Aufgaben, größere Projekte und wiederkehrende Routineaufgaben. Alle landen durcheinander auf der gleichen Liste. So steht dann zum Beispiel „Blumen gießen“ direkt neben „Website erstellen“ oder „Steuer fertigmachen“. Alles sieht gleich wichtig aus.
Auf den ersten Blick sieht das erstmal sehr praktisch aus. Doch es führt schnell dazu, den Überblick zu verlieren und das Gefühl zu bekommen, nie wirklich fertig zu werden. Denn, nicht jede Aufgabe auf Deiner Liste ist gleich wichtig und nicht alles, was auf Deiner Liste steht, bringt Dich wirklich Deinem Ziel näher.
Deshalb reicht eine To-do-Liste allein nicht aus. Sie kann nur dann wirklich hilfreich für Dich sein, wenn Du zuvor Klarheit hast, über Deine Ziele und Prioritäten.
Dein Fundament dahinter: Vision, Ziel, Rollen
Bevor Du Deine To-do-Liste wirklich für Dich nutzen kannst, braucht es etwas anderes: Dein individuelles Fundament. Denn nur, wenn Du weißt, wohin Du möchtest, kannst Du ganz gezielt die Aufgaben auswählen, Dich auch Deinem konkreten Ziel näherbringen.
Das kannst Du Dir gerne wie eine Reise vorstellen. Wenn Du nach Stockholm möchtest, wählst Du nicht den Zug nach Kopenhagen. Erst, wenn Dein Ziel klar ist, kannst Du den richtigen Weg einschlagen und die passenden Schritte planen.
- Deine Vision gibt die Richtung vor:
Sie beantwortet die Frage: Wo möchtest Du hin? Beruflich und privat. - Deine Ziele machen die Vision greifbar:
Sie helfen Dir zu entscheiden, was jetzt wirklich wichtig ist und Priorität hat. - Deine aktuellen „Rollen“ berücksichtigen Deine individuelle Realität:
Denn vielleicht bist Du nicht nur Unternehmerin, sondern auch Mama, Partnerin, Freundin.
All das prägt, was für Dich zählt.
Erst wenn diese Grundlagen klar sind, bekommt Deine To-do-Liste Struktur. Es fällt Dir leichter, zu priorisieren, Aufgaben richtig einzuordnen und das gute Gefühl zu haben, auf dem richtigen Weg zu sein. Step by Step in Deinem persönlichen Tempo, ganz ohne Überforderung.
Ein Fehler: Aufgaben, Projekte und Routinen vermischen
Ein sehr häufiger Fehler, den ich oft beobachte, ist, dass alles untereinander notiert wird. Egal ob es eine kleine Aufgabe, ein großes Projekt oder eine wiederkehrende Routineaufgabe ist. Dadurch wirkt die Liste schnell endlos und Du verlierst komplett den Überblick.
Ein Beispiel, was genau ich damit meine: Vielleicht steht bei Dir auf der To-do-Liste „Website erstellen“. Im ersten Moment klingt das nach einer Aufgabe. Doch in Wirklichkeit ist es ein komplexes Projekt mit vielen einzelnen Schritten: Konzept, Design, Texte schreiben, Bilder auswählen, technische Umsetzung ….
Und ohne eine gute Übersicht über die einzelnen Schritte zu haben, wird dieser Punkt endlos auf Deiner Liste stehen und Dir stets das Gefühl vermitteln, nicht voranzukommen.
Das Gleiche gilt für Routine-Aufgaben, wie zum Beispiel Newsletter versenden, Social Media Posts planen oder Rechnungen schreiben. Diese Aufgaben kehren regelmäßig wieder und sollten klar als Routinen in Deinem System sichtbar sein. Und nicht jedes Mal neu auf Deiner To-do-Liste erscheinen.
Mein Tipp:
Verschaffe Dir Klarheit, was wirklich eine einzelne Aufgabe ist, was ein größeres Projekt, das in Teilschritte zerlegt werden muss und was eine Routine ist. So verhinderst Du, dass Deine To-do-Liste zu einer unübersichtlichen Sammlung wird und bleibst entspannt.
Am besten gelingt Dir das mit einem für Dich passenden Projektmanagement-Tool, in dem Du Deine Aufgaben, Projekte und Routinen klar abbilden und voneinander trennen kannst. Ich persönlich nutze das Tool Asana und bin sehr zufrieden. Es unterstützt mich den kompletten Überblick zu behalten und mich zu organisieren. Als Einstieg kann ich Dir sehr den Kurs „Projekt FOCUS“ von Janneke Duijnmaijer* empfehlen.
Wenn Du Dir dabei Unterstützung wünschst …
… und einen klaren Blick von außen, dann bin ich sehr gerne an Deiner Seite. In meinem kostenfreien
Struktur-Impuls-Call geht es genau darum: Gemeinsam schauen wir auf Dein Fundament. Deine Vision, Deine Ziele, Deine aktuelle Situation und Herausforderungen. Und auf die Aufgaben, die Dich wirklich weiterbringen.
Du bekommst die Möglichkeit, einmal raus aus Deinem Alltags-Strudel, mit einem klaren Fokus auf Deine Themen zu schauen. Dafür musst Du Dich nicht vorbereiten oder schon wissen, was Du verändern möchtest.
Ich unterstütze Dich dabei, die wichtigsten Stellschrauben zu erkennen und Du bekommst erste konkrete Impulse für mehr Struktur in Deinem Business.
Oft reicht schon ein kleiner Perspektivenwechsel, um zu erkennen, welche To-dos Dich Deinen Zielen wirklich näher bringen, wie Du Dir einen guten Überblick verschaffst und Du wieder das Gefühl bekommst, dass Dein Alltag Dir Freiraum schenkt, statt Dich zu erdrücken.
Buche Dir gerne einen unverbindlichen Termin – ich freue mich auf Dich.
Fazit
Für eine wirkungsvolle To-do-Liste braucht es zwei Aspekte:
Erstens: Du musst wissen, wohin Du möchtest. Deine Vision, Deine Ziele und Prioritäten klar haben. Denn nur mit diesem Fundament kannst Du ganz gezielt die Aufgaben auswählen, die Dich wirklich voranbringen.
Zweitens: Und genauso wichtig ist es, auf Deiner Liste zu unterscheiden:
Was ist eine Aufgabe?
Was ist ein größeres Projekt, das Du in viele kleine Schritte zerlegen solltest?
Und was sind Routine-Aufgaben, die regelmäßig wiederkehren und einen festen Platz in Deinem
Business-Alltag brauchen?
Beide Bausteine gehören zusammen. So wird aus Deiner To-do-Liste ein hilfreiches Werkzeug, das Dich nicht überfordert, sondern gezielt unterstützt auf Deinem Weg. Step by Step mit mehr Struktur, Klarheit und guter Energie für Dein Business.
Claudia Werian
ist Mentorin für Business-Organisation und Selbstmanagement. Sie unterstützt Solopreneure dabei, eine individuelle Struktur für sich zu entwickeln – für mehr Fokus, Leichtigkeit und Klarheit im Alltag. Ihr Ansatz ist effizient, persönlich und praxisnah. Mit klarer Struktur, flexibel auf die Persönlichkeit abgestimmt und immer mit Blick auf die individuellen Bedürfnisse und Lebensrealitäten. Mit über 30 Jahren Erfahrung in Assistenz, Prozessentwicklung und Selbstorganisation begleitet sie Selbständige dabei, ihre Ziele mit guter Energie, Freude an Planung und im Flow zu erreichen.
Warum reicht eine einfache To-do-Liste oft nicht aus?
Eine To-do-Liste allein zeigt meist nur Aufgaben, ohne Ziele oder Prioritäten. Erst mit einem klaren Fundament aus Vision, Zielen und Prioritäten wird die Liste zu einem hilfreichen Werkzeug und kein Stressfaktor.
Wie unterscheide ich Aufgaben, Projekte und Routine-Aufgaben auf meiner Liste?
Eine Aufgabe ist ein einzelner, schnell zu erledigender Schritt. Ein Projekt besteht aus mehreren Unteraufgaben und braucht konkrete Planung. Routine-Aufgaben sind regelmäßige Aufgaben, die immer wiederkehren. Zum Beispiel Marketing oder Buchhaltung.
Wie finde ich heraus, ob meine Aufgaben wirklich auf meine Ziele „einzahlen“?
Stelle Dir vor jeder Aufgabe konkret die Frage: Bringt mich das meinem Ziel näher? Prüfe regelmäßig, ob Du nur „abarbeitest“ oder gezielt an Deinem Fortschritt arbeitest.
Was kann ich tun, wenn meine To-do-Liste mich überfordert?
Schaffe Dir Bewusstsein für Deine konkreten Ziele und sortiere Deine Aufgaben. Was ist ein Projekt, was ist eine Routine-Aufgabe und was ist eine einzelene Aufgabe? Und entwickle daraus Deine aktuellen Prioritäten.
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